Sekreterlik hizmeti

 

Sekreterlik hizmeti, bir ofiste veya sanal ortamda, yöneticilere ve işletmelere idari, organizasyonel ve iletişimsel destek sağlayan bir dizi görevi kapsar. Bu hizmetler, işletmelerin daha verimli çalışmasına, profesyonel bir imaj sergilemesine ve temel işlerine odaklanmasına yardımcı olur.

Geleneksel Sekreterlik Hizmetleri Kapsamı:

Geleneksel bir sekreterin yaptığı işler genellikle şunları içerir:

• Telefon Yönetimi: Arama cevaplama, arayanları ilgili kişilere yönlendirme, mesajları not alma ve iletme.
• Randevu ve Toplantı Yönetimi: Takvim düzenleme, toplantı ayarlama, toplantı odası rezervasyonu ve toplantı notları alma.
• Posta ve Kargo Yönetimi: Gelen ve giden posta/kargoları yönetme, dağıtma ve hazırlama.
• Belge Yönetimi: Yazışmaları hazırlama, düzenleme, formatlama, çıktı alma, dosyalama ve arşivleme.
• Müşteri ve Ziyaretçi Karşılama: Ofise gelen misafirleri karşılama ve yönlendirme.
• Veri Girişi ve Kayıt Tutma: Çeşitli verileri sisteme girme ve gerekli kayıtları tutma.
• Ofis Malzemeleri Yönetimi: Ofis malzemelerinin takibini yapma ve ihtiyaç duyulanları sipariş etme.
• Seyahat Düzenlemeleri: Uçak bileti, otel rezervasyonu gibi seyahat organizasyonlarını yapma.
• Raporlama ve Sunum Hazırlama: Gerekli raporları ve sunumları hazırlamaya yardımcı olma.
• Genel Ofis İşleri: Faks gönderme/alma, fotokopi çekme gibi genel ofis işlerini yürütme.

Sanal Sekreterlik Hizmetleri Kapsamı:

Sanal ofisler aracılığıyla sunulan sekreterlik hizmetleri de benzer görevleri kapsayabilir, ancak fiziksel bir ofiste bulunma zorunluluğu olmadan uzaktan sağlanır. Sanal sekreterlik hizmetleri genellikle şunları içerir:

• Profesyonel Telefon Yanıtlama: Şirketinizin adına özel bir karşılama anonsuyla çağrıların profesyonelce yanıtlanması.
• Çağrı Yönlendirme: Gelen aramaların size veya belirlediğiniz kişilere yönlendirilmesi.
• Mesaj Yönetimi: Arayanların mesajlarının alınması ve size e-posta veya SMS yoluyla anında bildirilmesi.
• Randevu Planlama: Online takvimler üzerinden randevularınızın ayarlanması ve yönetilmesi.
• Posta ve Kargo Yönetimi (Sanal Ofis Adresiyle Birlikte): Şirketinize gelen posta ve kargoların teslim alınması, size bildirilmesi ve isteğiniz doğrultusunda yönlendirilmesi.
• Müşteri İlişkileri Yönetimi: Müşteri sorularına cevap verme ve temel destek sağlama.
• Veri Girişi ve Belge İşleme (Uzaktan): Belirli veri giriş görevlerinin ve temel belge düzenlemelerinin uzaktan yapılması.

Özetle Sekreterlik Hizmetleri:

Sekreterlik hizmetleri, işletmelerin ve yöneticilerin üzerindeki idari yükü hafifletmeyi, zamanlarını daha stratejik işlere ayırmalarını sağlamayı ve profesyonel bir iletişim ortamı yaratmayı amaçlar. İhtiyaçlara göre geleneksel bir ofiste tam zamanlı bir sekreter istihdam edilebileceği gibi, maliyet etkinliği ve esneklik sunan sanal sekreterlik hizmetlerinden de yararlanılabilir. Ankara'da hem geleneksel hem de sanal sekreterlik hizmetleri sunan birçok firma bulunmaktadır.